Invio da PEC a e-mail tradizionale: cosa succede?

Abbiamo parlato la scorsa settimana delle differenze tra PEC e posta elettronica tradizionale, sottolineando come non sia necessario usare sempre e solo la casella certificata. La certificazione è infatti richiesta solo nei casi in cui la comunicazione necessiti di avere un valore legale.
Per tutti gli altri casi si può continuare ad usare l'e-mail classica.

Ma cosa succede se viene inviato un messaggio da una casella PEC a una non-PEC? E viceversa?

Per rispondere a questa domanda ripassiamo un momento quello che succede invece quando si invia un messaggio PEC ad una casella PEC (per approfondimenti: L'avvento della PEC - Posta Elettronica Certificata).

Il gestore PEC del mittente spedisce al mittente una ricevuta che costituisce il valore legale dell'avvenuta (o mancata) trasmissione del messaggio con l' indicazione temporale del momento in cui la mail PEC è stata inviata.
Successivamente il gestore del destinatario, dopo aver depositato il messaggio PEC nella casella del destinatario, fornisce al mittente una ricevuta di avvenuta consegna indicando il momento temporale nel quale tale consegna è avvenuta.

1° caso: invio di un messaggio da casella PEC a casella e-mail normale (ad esempio da info@pec.miaazienda.it a info@miaazienda.it).

Il mittente riceve il messaggio di avvenuta trasmissione, cioè il suo server certifica il fatto che il messaggio sia stato correttamente trasmesso.

Il server del destinatario (essendo server POP e non un gestore PEC) non è però abilitato all'invio di un messaggio di ricevuta consegna.

L'e-mail verrà comunque inviata al destinatario che la riceverà, però senza la certificazione che garantisce che essa non sia stata manomessa.

2° caso: invio di un messaggio da una casella e-mail normale a una casella PEC (ad esempio da info@miaazienda.it a info@pec.miaazienda.it).

Il mittente invia l'e-mail che passa attraverso il suo server SMTP, giungendo prima al gestore della PEC del destinatario e in seguito nella casella PEC. 

Anche in questo caso l'email viene ricevuta, ma il gestore della PEC del destinatario rimanda al mittente un messaggio di anomalia. Questo messaggio avverte che l'e-mail non è stata spedita da una casella certificata, per cui il server non può garantire che il contenuto non sia stato manomesso durante la trasmissione.

Sconsigliamo di inviare email PEC a caselle non PEC e viceversa. In entrambi i casi si perderebbe la certificazione di autenticità e di non manomissione della missiva, che è lo scopo primario per cui si utilizza la posta elettronica certificata.

Differenza tra E-mail e PEC

In questi giorni in cui l'attivazione della Posta Elettronica Certificata è fra i pensieri di tutte le aziende, vogliamo chiarire la differenza tra l'e-mail normale (tipo info@miaazienda.it) e la PEC (info@pec.miaazienda.it).

Chiariamo prima i punti in comune: entrambi sono uno strumento di invio di corrispondenza che utilizza un "veicolo" elettronico per la spedizione, ossia internet.

La Posta Elettronica Certificata però ha per sua natura le seguenti caratteristiche in più:

1. Chi invia una Pec ha la certezza della avvenuta (o mancata) consegna del proprio messaggio.
2. Una PEC contiene la firma digitale del gestore che certifica che il messaggio non è stato manomesso.
3. Garantisce la provenienza, il riferimento temporale e l’integrità del contenuto.
4. Il messaggio arriva al destinatario all’interno di una e-mail detta "Busta di Trasporto", nella quale viene allegato il Messaggio Originale inviato dal mittente.
5. A garanzia del servizio vengono costituiti dei Gestori accreditati da parte del CNIPA (Centro Nazionale Informatica per la Pubblica Amministrazione). I Gestori possono essere sia Enti Pubblici che soggetti privati.
6. La traccia informatica delle operazioni svolte durante le trasmissioni viene conservata dai Gestori, per un periodo di tempo previsto dalla normativa ed ha lo stesso valore giuridico delle ricevute consegnate dal sistema.

Quando usare la Pec o la casella e-mail tradizionale?

Noi sconsigliamo di usare la Pec per qualsiasi tipo di comunicazione, non va quindi assolutamente sostituita alla posta elettronica normale.

Stabilite una gerarachia delle vostre comunicazioni (quali sono molto importanti? quali sono poco importanti?) e utilizzate la PEC quando dovete dare un valore legale alla vostra posta elettronica.

Alcuni casi in cui potrebbe essere opportuno utilizzare la Posta Certificata:

• per l'invio di documenti a Enti e Pubbliche Amministrazioni
• per mandare documenti relativi a gare d’appalto
• per convocare consigli, giunte, assemblee
• per scambiare documenti tra aziende che mantengono relazioni commerciali

Utilizzate invece un indirizzo e-mail tradizionale quando la comunicazione presenta un basso grado di importanza e non ha quindi valore legale.