Differenza tra E-mail e PEC

In questi giorni in cui l'attivazione della Posta Elettronica Certificata è fra i pensieri di tutte le aziende, vogliamo chiarire la differenza tra l'e-mail normale (tipo info@miaazienda.it) e la PEC (info@pec.miaazienda.it).

Chiariamo prima i punti in comune: entrambi sono uno strumento di invio di corrispondenza che utilizza un "veicolo" elettronico per la spedizione, ossia internet.

La Posta Elettronica Certificata però ha per sua natura le seguenti caratteristiche in più:

1. Chi invia una Pec ha la certezza della avvenuta (o mancata) consegna del proprio messaggio.
2. Una PEC contiene la firma digitale del gestore che certifica che il messaggio non è stato manomesso.
3. Garantisce la provenienza, il riferimento temporale e l’integrità del contenuto.
4. Il messaggio arriva al destinatario all’interno di una e-mail detta "Busta di Trasporto", nella quale viene allegato il Messaggio Originale inviato dal mittente.
5. A garanzia del servizio vengono costituiti dei Gestori accreditati da parte del CNIPA (Centro Nazionale Informatica per la Pubblica Amministrazione). I Gestori possono essere sia Enti Pubblici che soggetti privati.
6. La traccia informatica delle operazioni svolte durante le trasmissioni viene conservata dai Gestori, per un periodo di tempo previsto dalla normativa ed ha lo stesso valore giuridico delle ricevute consegnate dal sistema.

Quando usare la Pec o la casella e-mail tradizionale?

Noi sconsigliamo di usare la Pec per qualsiasi tipo di comunicazione, non va quindi assolutamente sostituita alla posta elettronica normale.

Stabilite una gerarachia delle vostre comunicazioni (quali sono molto importanti? quali sono poco importanti?) e utilizzate la PEC quando dovete dare un valore legale alla vostra posta elettronica.

Alcuni casi in cui potrebbe essere opportuno utilizzare la Posta Certificata:

• per l'invio di documenti a Enti e Pubbliche Amministrazioni
• per mandare documenti relativi a gare d’appalto
• per convocare consigli, giunte, assemblee
• per scambiare documenti tra aziende che mantengono relazioni commerciali

Utilizzate invece un indirizzo e-mail tradizionale quando la comunicazione presenta un basso grado di importanza e non ha quindi valore legale.